Wenn es um Produktivität geht, kann es sich wie eine endlose Suche anfühlen, ein Tool zu finden, das sich nahtlos in Deinen Arbeitsablauf einfügt. Für mich ist dieses Tool Apple Erinnerungen. Trotz seiner minimalistischen Oberfläche ist es unglaublich vielseitig und hat sich zum Rückgrat meines Aufgabenmanagementsystems entwickelt. Hier siehst Du, wie ich es für meine Bedürfnisse optimiert habe.
Inhaltsverzeichnis

Posteingang: Der Auffangbehälter
Der Posteingang ist der Ort, an dem alles beginnt. Es ist meine «Catch-All»-Liste, in der ich Ideen, Links, Aufgaben und alles andere, was mir in den Sinn kommt, schnell festhalte. Das Ziel ist einfach: erst erfassen, dann sortieren.
Am Montagmorgen bearbeite ich diese Liste, indem ich irrelevante Elemente lösche, Aufgaben mit Tags versehe und sie den richtigen Listen oder Kategorien zuordne. So wird sichergestellt, dass nichts vergessen wird und meine Hauptlisten sauber und konzentriert bleiben.
Siri für die Erfassung von Insights unterwegs einrichten
Wenn ich spazieren gehe und ein Hörbuch höre, sage ich oft: «Hey Siri, erinnere mich an XYZ», um schnell eine neue Idee oder Erkenntnis festzuhalten. Um sicherzustellen, dass diese Erinnerungen an der richtigen Stelle landen, musst Du Deine Standardliste in Apple Erinnerungen einstellen. So geht’s:
Auf dem Mac:
- Öffnen Sie die App «Erinnerungen».
- Gehe zur Menüleiste und klicken Sie auf Erinnerungen > Einstellungen (oder Präferenzen).
- Wählen Sie unter Standardliste die gewünschte Liste aus.
Auf dem iPhone oder iPad:
- Öffne die App Einstellungen.
- Scrolle nach unten und tippe auf Erinnerungen.
- Wähle unter Standardliste die Liste, die Siri für neue Erinnerungen verwenden soll (z.B. Posteingang).
Jedes Mal, wenn Du Siri bittest, eine Erinnerung zu setzen, wird diese automatisch zu der von Dir gewählten Liste hinzugefügt. Diese kleine Änderung stellt sicher, dass Deine Ideen immer festgehalten werden und später leicht zu bearbeiten sind.
To Do: Die Allzweckliste
Die «To Do»-Liste dient als umfassendes Repository für Aufgaben, die nicht an einen bestimmten Tag oder eine bestimmte Priorität gebunden sind. Diese Liste enthält alles, was in gemeinsamen Listen vorkommt oder Aufgaben, die von anderen zugewiesen wurden, wie z.B. die Aufgaben eines Familienmitglieds. So verwalte ich sie:
- Nicht zeitabhängig: Diese Aufgaben haben keine strengen Fristen oder sind nicht an einen bestimmten Tag gebunden.
- Enthält überfällige Aufgaben: Wenn etwas in anderen Listen durch die Maschen rutscht, erscheint es hier zur Überprüfung.
- Geteilte Verantwortlichkeiten: Das ist ein Platz für Aufgaben, die ich nicht kontrollieren kann, z.B. solche, die ich gemeinsam mit meiner Familie erledige.
Diese SmartList fungiert als Sicherheitsnetz, das sicherstellt, dass keine Aufgabe unbemerkt bleibt, während Du dich auf das konzentrierst, was bei Bedarf erledigt werden kann.

Mappen: Minimalistisch im Design
Ich folge dem PARA-System von Tiago Forte, um meine Ordner einfach und intuitiv zu halten:
- Projekte: Kurzfristige Initiativen mit klaren Fristen.
- Bereiche: Langfristige Verantwortlichkeiten und Verpflichtungen.
- Ressourcen: Referenzmaterial.
- Archiv: Abgeschlossene Projekte oder inaktive Bereiche.
Indem ich mich an diese vier Kategorien halte, vermeide ich die Erstellung unnötiger Ordner. Stattdessen verwende ich Tags, um Aufgaben flexibler und effizienter zu organisieren. Sie können auch den Täglichen Fokus sehen, dazu später mehr.
Chris from the future:
To keep things clean, Clients should be categorized under Areas. Unfortunately, Reminders doesn’t allow nested folders. Alternatively, you can separate Smart Lists using colors or icons. This is how I plan to handle it moving forward.

Tags: Das Geheimnis, organisiert zu bleiben
Tags sind das Rückgrat meiner Einrichtung. Anstatt feste Listen zu erstellen, verwende ich Tags wie #blog, #office, #personal und #tool, um Aufgaben zu kategorisieren. Dieser Ansatz bietet zwei große Vorteile:
- Flexibel: Aufgaben können mehreren Kategorien (und damit SmartLists) gleichzeitig angehören.
- SmartLists: Mithilfe von Tags kann ich dynamische Listen erstellen, die automatisch relevante Aufgaben einbeziehen, so dass eine manuelle Sortierung nicht mehr erforderlich ist.

SmartLists: Automatisierung vom Feinsten
Die meisten meiner Listen sind SmartLists, die durch Tags gesteuert werden. Eine SmartList für #blog zum Beispiel zieht alles an, was entsprechend getaggt ist, und macht es einfach, sie zu verwalten. Bei Aufgaben, die keine Zusammenarbeit erfordern, kann ich mit SmartLists filtern und mich auf bestimmte Bereiche konzentrieren, ohne meinen Arbeitsablauf durcheinander zu bringen.
Leider kann man SmartLists nicht mit anderen teilen. Daher habe ich eine normale Liste mit nicht sortierten Aufgaben unter Planner, die ich mit Familie und Freunden teilen kann.

Täglicher Fokus: Prioritäten leicht gemacht
Das Herzstück meines Systems ist der Ordner Täglicher Fokus, der mir hilft, meine Aufgaben zu priorisieren. Er ist in vier SmartLists unterteilt:

- Top-Priorität: Aufgaben, die Sie heute unbedingt erledigen müssen.
- Mittlere Priorität: Wichtige Aufgaben, die bei Bedarf warten können.
- Niedrige Priorität: Nicht dringende Aufgaben.
- Keine Priorität: Aufgaben ohne echte Deadline, aber schön zu erledigen.
Ich habe den Ordner mit diesen Listen minimiert, um sie alle auf einen Blick zu haben. Ich habe hier auch eine eigene Liste «Haushalt» für gemeinsame Aufgaben. Dies ist eine SmartList, die nach meinen eigenen Aufgaben gefiltert ist (ich verwende zum Filtern das Tag #chris in der gemeinsamen Liste). Wie bereits erwähnt, können Sie SmartLists nicht teilen.
Dieser strukturierte Ansatz sorgt dafür, dass ich mich jeden Tag auf das Wesentliche konzentrieren kann.

Planer: Eine Kanban-Tafel für Aufgaben
Mein Planer funktioniert wie eine Kanban-Tafel innerhalb von Apple Reminders. Es ist eine normale Liste und in die folgenden Spalten unterteilt:
- Backlog: Ideen und Aufgaben, die noch nicht umsetzbar sind.
- Zu erledigen: Anstehende Aufgaben ohne festes Datum.
- Geplant: Aufgaben mit bestimmten Fristen.
- In Arbeit: Woran ich aktiv arbeite.
- Langfristig: Zukünftige Ziele oder Aufgaben mit niedriger Priorität.
- Wiederholen: Wiederkehrende Aufgaben.
Dieser visuelle Ansatz macht es einfach, den Status jeder Aufgabe auf einen Blick zu verfolgen.

Arbeitsablauf: Vom Posteingang zum Planer
Hier sehen Sie, wie mein allgemeiner Arbeitsablauf Schritt für Schritt aussieht:
- Erfassen im Posteingang: Jede neue Idee, Aufgabe oder jeder Link landet im Posteingang und wird dort zunächst erfasst.
- Tagging: Sobald ich sie erfasst habe, versehe ich jede Aufgabe mit den entsprechenden Etiketten (z.B. #blog, #office, #personal).
- In den Planer verschieben: Die markierten Aufgaben werden in meinem Planer nach den Kanban-Spalten sortiert (Backlog, To Do, Geplant, etc.).
- Aufgaben zwischen Spalten ziehen: Wenn Aufgaben fortschreiten, ziehe ich sie manuell von einer Spalte in eine andere (z.B. von Zu erledigen nach In Bearbeitung).
- Automatische SmartLists: Dank der Tags werden Aufgaben auch in ihren jeweiligen SmartLists angezeigt, damit Sie sie leicht filtern und sehen können.
Dieser rationalisierte Prozess stellt sicher, dass ich immer weiß, was meine Aufmerksamkeit braucht und wo ich es finden kann.
So aktivieren Sie die Spaltenansicht in Apple Reminders
Wenn Sie die Spaltenansicht in Apple Reminders verwenden möchten, erfahren Sie hier, wie Sie sie auf Mac, iPhone und iPad aktivieren können:
Auf dem Mac:
- Öffnen Sie die App «Erinnerungen».
- Wählen Sie eine Liste in der Seitenleiste aus. Wenn die Seitenleiste ausgeblendet ist, wählen Sie im Menü Ansicht > Seitenleiste anzeigen.
- Wählen Sie in der Menüleiste > als Spalten anzeigen. Wenn Sie zurückschalten möchten, wählen Sie > als Liste anzeigen.
- Hinweis: Die Spaltenansicht ist nur für Listen mit Abschnitten verfügbar.
- Aufgaben außerhalb eines Bereichs erscheinen in einer Spalte mit dem Titel «Andere».
- Diese Funktion ist nicht für intelligente Listen oder Listengruppen verfügbar.
Auf dem iPhone oder iPad:
- Öffnen Sie die Erinnerungs-App und tippen Sie auf eine Liste mit Abschnitten.
- Tippen Sie auf die Ellipse (…) in der oberen rechten Ecke.
- Wählen Sie Ansicht als Spalten. Um zurückzukehren, wählen Sie Ansicht als Liste.
- Ähnlich wie bei Mac muss die Liste in der Spaltenansicht Abschnitte enthalten, damit sie richtig angezeigt wird.
Wenn Sie die Spaltenansicht aktivieren, können Sie Ihre Listen in einen visuellen Arbeitsablauf umwandeln, der einer Kanban-Tafel ähnelt und die Verwaltung und Organisation von Aufgaben in verschiedenen Abschnitten erleichtert.

Kalender Integration: Zeitblockierung leicht gemacht
Während meiner wöchentlichen Überprüfung weise ich den Aufgaben Daten und Zeiten zu und synchronisiere sie mit Apple Calendar. Dadurch wird sichergestellt, dass meine Aufgaben nicht nur geplant, sondern auch realistisch über die Woche verteilt sind. Die Gegenüberstellung von Aufgaben mit Besprechungen und Ereignissen hilft mir, mein Arbeitspensum auszugleichen und eine Überlastung zu vermeiden.

Widgets: Priorität im Überblick
Ich habe auf allen meinen Geräten Widgets für meine vier Prioritätslisten (Oberste, Mittlere, Niedrige und Keine Priorität) hinzugefügt. So habe ich sofortigen Zugriff auf das, was am wichtigsten ist, ohne die Erinnerungs-App öffnen zu müssen. Das ist eine einfache, aber effektive Methode, um den Überblick zu behalten.
Warum Apple Reminders für mich funktioniert
Apple Reminders ist vielleicht nicht das auffälligste Tool zur Aufgabenverwaltung, aber seine Einfachheit und Flexibilität machen es unglaublich leistungsfähig. Hier sehen Sie, warum es mein Favorit ist:
- Kostenlos und geräteübergreifend synchronisiert: Integriert sich nahtlos in das Apple-Ökosystem.
- Anpassbare Arbeitsabläufe: Tags und SmartLists machen es einfach, die App an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
- Visuelle Befriedigung: Das Abhaken von erledigten Aufgaben ist sehr motivierend.
- Integration: Funktioniert hervorragend mit Apple Kalender, Notizen und Siri.
Mitbringsel
Indem ich die Ordner schlank gehalten, die Tags stark genutzt und SmartLists, eine Planung im Kanban-Stil und die Kalendersynchronisierung integriert habe, habe ich Apple Reminders in ein Produktivitätskraftwerk verwandelt. Hinter seiner Einfachheit verbirgt sich eine überraschende Tiefe, die sich sowohl an einfache als auch an komplexe Arbeitsabläufe anpassen kann.