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Wenn Menschen an ein Scrum-Team denken, stellen sie sich oft eine eng zusammengeschweißte Gruppe von Entwickler:innen, einer Product Owner:in und einer Designer:in vor, die alle harmonisch auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Aber was passiert, wenn Du der einzige Designer bist, der in mehreren Scrum-Teams arbeitet? Ich hatte die einmalige Gelegenheit, das Design für fünf Scrum-Teams gleichzeitig in der schnelllebigen eMobility-Branche zu leiten. Unser Produkt war ein System zur Verwaltung von Ladestationen für Elektrofahrzeuge. Es war sowohl eine lohnende als auch eine herausfordernde Erfahrung, bei der ich unschätzbare Lektionen über Disziplin, Zusammenarbeit und Anpassungsfähigkeit gelernt habe.

Hier ein genauerer Blick auf das Gute und das Schlechte, das es mit sich bringt, der einzige Designer in einem so dynamischen Umfeld zu sein, und die Strategien, die ich angewandt habe, um erfolgreich zu sein.

Aber zuerst: Was ist Scrum?

Scrum ist ein agiles Framework, das Teams bei der Zusammenarbeit hilft, um komplexe Projekte effizient und iterativ durchzuführen. Es setzt auf Flexibilität, Transparenz und häufiges Feedback, um sowohl den Prozess als auch das Endprodukt kontinuierlich zu verbessern. Das Scrum-Framework besteht aus Schlüsselrollen – wie dem Scrum Master, dem Product Owner und dem Entwicklungsteam – die in zeitlich begrenzten Sprints (in der Regel 1-4 Wochen) zusammenarbeiten, um bestimmte Ziele zu erreichen.

Jeder Sprint beginnt mit der Planung, bei der das Team entscheidet, welche Aufgaben aus dem Product Backlog priorisiert und in Angriff genommen werden sollen. Tägliche Stand-up-Meetings sorgen dafür, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen. Am Ende eines jeden Sprints führen die Teams Reviews und Retrospektiven durch, um den Fortschritt zu bewerten, Feedback zu sammeln und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Durch diesen iterativen Ansatz ist Scrum äußerst effektiv bei der Anpassung an sich ändernde Anforderungen und stellt sicher, dass die Teams während des gesamten Entwicklungszyklus einen inkrementellen Wert liefern.

Die Vorteile

Alle Teams miteinander abstimmen

Als einziger Designer spielte ich eine zentrale Rolle dabei, sicherzustellen, dass die Designvision in allen Teams konsistent ist. Das bedeutete, dass ich von Anfang an eine klare Design-Vision entwickeln musste – ein Leitprinzip, das die Bemühungen der einzelnen Teams auf ein einheitliches Produkterlebnis ausrichtete. Ein solides Designsystem trug dazu bei, dass trotz der Tatsache, dass verschiedene Teams an verschiedenen Teilen des Produkts arbeiteten, das Gesamterlebnis für den Benutzer kohärent blieb.

Hohe Sichtbarkeit im Unternehmen

Die Tatsache, dass ich der einzige Designer in mehreren Teams war, verschaffte mir natürlich eine größere Sichtbarkeit im Unternehmen. Da ich der Ansprechpartner für alles war, was mit Design zu tun hatte, legte ich großen Wert auf eine gute Kommunikation mit allen Beteiligten – von den Produktverantwortlichen über die Entwickler bis hin zu den leitenden Angestellten. Dadurch wurde sichergestellt, dass Designentscheidungen klar verstanden und von den wichtigsten Entscheidungsträgern unterstützt wurden, was es einfacher machte, Unterstützung für größere Designinitiativen zu erhalten.

Einblicke von Entwickler:innen bekommen

Die enge Zusammenarbeit mit den Entwickler:innen verschiedener Teams hat mir ein tiefes Verständnis für die technische Seite des Produkts vermittelt. Ihr Feedback zu Designelementen war von unschätzbarem Wert, um sicherzustellen, dass meine Entwürfe vom Standpunkt der Entwicklung aus machbar waren. Außerdem führte die frühzeitige Pflege dieser Beziehungen zu schnelleren Iterationen, da die Entwickler:innen potenzielle technische Einschränkungen oder Optimierungen erkennen konnten, die ich vielleicht nicht bedacht hatte.

Die Herausforderungen

Endlose Meetings

Einer der schwierigsten Aspekte, der einzige Designer für mehrere Scrum-Teams zu sein, war der ständige Zustrom von Meetings – Stand-ups, Sprint Planning, Backlog Grooming und mehr. Oft hatte ich das Gefühl, dass ich kaum Zeit hatte, mich auf die eigentliche Designarbeit zu konzentrieren. Um dieses Problem zu lösen, habe ich zusätzlich zum Scrum-Prozess ein Aufgabenverwaltungssystem im Kanban-Stil eingesetzt, um meine Designaufgaben zu organisieren und sicherzustellen, dass nichts durch die Maschen rutscht. Auf diese Weise konnte ich trotz des anspruchsvollen Zeitplans für die Meetings die Prioritäten bei den Designaufgaben setzen.

Unterschiedliche Visionen für das Produkt ausgleichen

Jedes Team hatte oft eine etwas andere Vision für seinen Teil des Produkts. Ein Team legte vielleicht Wert auf Geschwindigkeit, während ein anderes die Benutzerfreundlichkeit in den Vordergrund stellte. Als alleiniger Designer war es meine Aufgabe, zwischen diesen konkurrierenden Interessen zu vermitteln und dabei das Gesamtdesign konsistent zu halten. Ich lernte, dass der Schlüssel zum Ausgleich dieser Visionen darin lag, immer wieder auf das übergreifende Designsystem und die Produktvision zu verweisen, um sicherzustellen, dass die Entscheidungen der einzelnen Teams das Benutzererlebnis nicht beeinträchtigten.

Alle glücklich machen

Es ist nicht ungewöhnlich, dass verschiedene Teams und Interessengruppen gegensätzliche Prioritäten haben, und als einzige Designerin fühlte ich mich oft unter Druck gesetzt, den Wünschen aller gerecht zu werden. Ich merkte jedoch schnell, dass es nicht immer möglich oder produktiv war, alle zufrieden zu stellen. Stattdessen konzentrierte ich mich darauf, Entscheidungen auf der Grundlage der Benutzererfahrung zu priorisieren und sie mit den langfristigen Zielen des Produkts in Einklang zu bringen. Die Verwendung des Designsystems als Leitprinzip stellte sicher, dass die Entscheidungen nicht willkürlich waren und ich meine Entscheidungen auf der Grundlage der größeren Vision rechtfertigen konnte.

Schlüssel-Strategien

Die verschiedenen Bereiche des Produkts verstehen

Einer der lohnendsten Aspekte der Zusammenarbeit mit mehreren Teams war die Möglichkeit, ein ganzheitliches Verständnis der verschiedenen Produktbereiche zu erlangen. Von Front-End-Benutzeroberflächen bis hin zu Back-End-Workflows hatte ich einen tiefen Einblick in alle Aspekte des Ladestationsmanagementsystems. So konnte ich Ideen und bewährte Verfahren zwischen den Teams austauschen und ein einheitliches und gut durchdachtes Produkt schaffen. Das Verständnis für das gesamte Produkt, nicht nur für die einzelnen Komponenten, war entscheidend für die Entwicklung eines kohärenten Designs.

Priorisierung der Arbeit in verschiedenen Teams

Die Verteilung der Arbeitslast auf mehrere Scrum-Teams ist eine der größten Herausforderungen, wenn man der einzige Designer ist. Da jedes Team oft an verschiedenen Teilen des Produkts arbeitet und gleichzeitig Design-Input benötigt, ist eine effektive Prioritätensetzung von entscheidender Bedeutung. Schon früh habe ich erkannt, dass nicht alle Aufgaben gleich wichtig oder dringlich sind, und ich musste lernen, zwischen ihnen zu unterscheiden, um die Produktivität aufrechtzuerhalten und die Ergebnisse rechtzeitig zu liefern.

Der erste Schritt bei der Verwaltung von Prioritäten über mehrere Teams hinweg bestand darin, den Kontext und die Ziele der Arbeit der einzelnen Teams zu verstehen. Das bedeutete, dass ich die Aufgaben nicht nur isoliert, sondern im größeren Rahmen der Produkt-Roadmap bewerten musste. Durch die enge Zusammenarbeit mit den Product Owner:innen und Stakeholder:innen konnte ich mir Klarheit über die sprintkritischen Anforderungen verschaffen – also die Aufgaben, die sich direkt auf den Erfolg des aktuellen Sprints auswirken – und sie von langfristigen Designverbesserungen unterscheiden, die später in Angriff genommen werden können.

Die Priorisierung der Aufgaben wurde von mehreren Faktoren bestimmt:

– Sprint-kritische Bedürfnisse: Ich konzentrierte mich auf Aufgaben, die die Entwickler:innen blockierten oder die für die Fertigstellung des aktuellen Sprints unerlässlich waren. Diese waren nicht verhandelbar und mussten als erstes angegangen werden, damit die Teams auf Kurs blieben.

– Geschäftsziele: Das Verständnis der übergeordneten Unternehmensziele ermöglichte es mir, Designarbeiten zu priorisieren, die mit den strategischen Zielen übereinstimmten, wie z.B. die Verbesserung der Nutzerinteraktion, die Verbesserung des allgemeinen Nutzererlebnisses oder die Steigerung der Konversionsraten.

– Auswirkungen auf die Nutzer:innen: Einige Design-Entscheidungen sind zwar aus technischer Sicht nicht dringend, können aber erhebliche Auswirkungen auf das Benutzererlebnis haben. Aufgaben, die sich auf wichtige Benutzerabläufe auswirkten oder bekannte Probleme beseitigten, wurden mit höherer Priorität behandelt, um eine reibungslose und zufriedenstellende Benutzerführung zu gewährleisten.

Um die Komplexität dieser konkurrierenden Anforderungen zu bewältigen, entwickelte ich ein flexibles Aufgabenverwaltungssystem. Ich unterteilte die Designanfragen in kurzfristige, sprintkritische Aufgaben und längerfristige Ziele, die im Laufe der Zeit einen Mehrwert schaffen würden. Auf diese Weise konnte ich mich auf die unmittelbaren Prioritäten konzentrieren, ohne das große Ganze aus den Augen zu verlieren. Mithilfe von Tools wie Kanban-Boards verfolgte ich den Fortschritt in allen Teams und behielt einen klaren Überblick darüber, was wann erledigt werden musste.

Darüber hinaus spielte eine klare Kommunikation eine entscheidende Rolle bei der Steuerung der Erwartungen. Indem ich alle Teams über meine aktuellen Schwerpunkte und Kapazitäten informierte, stellte ich sicher, dass sich alle an den Fristen und Ergebnissen orientierten. Diese Transparenz half mir, realistische Zeitpläne auszuhandeln und Überengagement zu vermeiden, während ich gleichzeitig die Anforderungen mehrerer Teams erfüllen konnte.

Design und Entwicklungsziele aufeinander abstimmen

Eine der größten Herausforderungen ist es, sicherzustellen, dass Design und Entwicklung aufeinander abgestimmt bleiben. In einer so dynamischen Umgebung, in der sich die Produktanforderungen und technischen Einschränkungen schnell ändern, war es entscheidend, diese Abstimmung beizubehalten. Ich legte Wert darauf, mich regelmäßig mit den Entwicklern abzustimmen, um sicherzustellen, dass die Designentscheidungen sowohl nutzerorientiert als auch technisch machbar waren. Diese Zusammenarbeit half, Engpässe zu vermeiden, und sorgte dafür, dass das Produkt effizient vorankam.

Tipps zum Zeitmanagement und zur Zusammenarbeit

Die Leitung mehrerer Scrum-Teams als alleiniger Designer erfordert nicht nur eine effiziente Priorisierung von Aufgaben, sondern auch ein kluges Zeitmanagement und eine effektive Zusammenarbeit. Um den Anforderungen mehrerer Teams gerecht zu werden, musste ich meine Arbeitsweise verfeinern und die Kommunikation straffen. Im Folgenden findest Du die Strategien, die mir geholfen haben, organisiert und produktiv zu bleiben und den Erfolg jedes Projekts zu gewährleisten.

Maximierung der Deep Work Zeit

Eine der größten Herausforderungen bei der Unterstützung mehrerer Scrum-Teams ist es, ungestörte Zeit für tiefgreifende, konzentrierte Designarbeit zu finden. Bei den häufigen Besprechungen, Feedback-Sitzungen und den Anforderungen an die Zusammenarbeit kann es leicht passieren, dass die kreative Arbeit fragmentiert wird. Um dieses Problem zu lösen, habe ich damit begonnen, in meinem Kalender spezielle Fokusblöcke einzuplanen und früh am Morgen damit zu beginnen. Diese Blöcke waren nicht verhandelbar und ermöglichten es mir, mich ohne Unterbrechungen in komplexe Designaufgaben zu vertiefen.

Indem ich mir während des Tages strategisch Zeit für intensive Arbeit nahm – oft früh am Morgen oder am späten Nachmittag, wenn weniger Meetings angesetzt waren – konnte ich mich voll und ganz auf Designprobleme einlassen, die konzentrierte Aufmerksamkeit erforderten. Um die Produktivität weiter zu steigern, habe ich Tools wie Time-Blocking und die Pomodoro-Technik eingesetzt, mit denen ich Designaufgaben in überschaubare Teile zerlegte und sie mit klarem Fokus abarbeitete.

Es ist wichtig, dass Du diese Zeiten auch Deinem Team mitteilen. Ich stellte sicher, dass die Teams wussten, wann ich für die Zusammenarbeit zur Verfügung stand und wann ich Zeit für die Gestaltung benötigte. Diese Abgrenzung sorgte dafür, dass die Qualität meiner Arbeit nicht unter dem Druck des ständigen Multitaskings litt, und ermöglichte es den Teams, meinen Zeitplan zu berücksichtigen, wenn sie Feedback oder Design-Updates benötigten. Manchmal genügen einfache Symbole wie «Ich habe meine Kopfhörer auf».

Kommunikation und Dokumentation

Effektive Kommunikation war einer der wichtigsten Aspekte meiner Rolle. Da mehrere Teams gleichzeitig arbeiteten, war es unmöglich, an jedem Meeting teilzunehmen oder allen in Echtzeit Feedback zu geben. Um für Klarheit und Abstimmung zu sorgen, stützte ich mich stark auf gemeinsame Tools wie Figma (oder anfangs Sketch ), Jira und Confluence.

Die Erstellung einer detaillierten Designdokumentation auf diesen Plattformen wurde zu einem wichtigen Teil meines Prozesses. Jede Designentscheidung wurde sorgfältig dokumentiert, von Wireframes und Mockups bis hin zu UI-Komponenten und Designsystem-Updates. So konnten alle Teams auf dieselben Informationen zugreifen, was Verwirrung reduzierte und Engpässe verhinderte. Durch die Zentralisierung von Designspezifikationen, Interaktionsabläufen und Richtlinien in leicht zugänglichen Dokumenten konnten die Entwickler auf diese zurückgreifen, ohne auf meinen Input warten zu müssen.

Außerdem konnte ich durch den Einsatz von Tools wie Jira zur Aufgabenverwaltung für die Teams sichtbar bleiben. Wenn eine Designaufgabe abgeschlossen war, aktualisierte ich das Jira-Ticket mit allen relevanten Dateien und Notizen und stellte so sicher, dass die Entwickler alles hatten, was sie brauchten, um ohne Verzögerungen voranzukommen. Confluence war ein hervorragender Aufbewahrungsort für längerfristige Ressourcen wie Designsysteme, Styleguides und Designbegründungen. Indem ich alles organisierte, reduzierte ich wiederkehrende Fragen und stellte sicher, dass alle an der Vision und der Ausführung beteiligt waren.

Teamübergreifende Zusammenarbeit verwalten

Wenn Sie mit mehreren Scrum-Teams zusammenarbeiten, ist eine enge Zusammenarbeit unerlässlich, um Fortschritte zu erzielen und Konsistenz zu gewährleisten. Ich habe darauf geachtet, offene Kommunikationskanäle zwischen mir und allen Teams einzurichten und die Entwickler, Product Owner und Stakeholder zu ermutigen, sich mit Fragen oder Feedback frühzeitig an mich zu wenden. Dieser proaktive Ansatz reduzierte das Hin und Her in späteren Sprints und half dabei, potenzielle Designprobleme zu erkennen, bevor sie zu Blockaden wurden.

Ich habe auch regelmäßige Designbesprechungen angesetzt, um mich mit den verschiedenen Teams abzustimmen. Diese Besprechungen boten mir die Gelegenheit, die Umsetzung der Entwürfe zu überprüfen, Ratschläge zu erteilen und die Teams auf die anstehenden Designprioritäten abzustimmen. Ob durch Videoanrufe, Screen-Sharing-Sitzungen oder asynchrones Feedback, diese Berührungspunkte sorgten dafür, dass alle Teams auf dem gleichen Stand waren und Fehlentwicklungen bei der Designausführung vermieden wurden.

Umgang mit Feedback-Schleifen

Eine der Realitäten bei der Arbeit mit mehreren Scrum-Teams ist die Verwaltung von Feedbackschleifen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass verschiedene Teams widersprüchliches Feedback geben oder unterschiedliche Prioritäten haben, und die effiziente Verwaltung dieser Beiträge ist entscheidend. Ich habe ein System zum Sammeln, Kategorisieren und Priorisieren von Feedback auf der Grundlage der Auswirkungen auf die Benutzer und der Geschäftsziele entwickelt. Mit diesem Ansatz konnte ich die wichtigsten Probleme zuerst angehen, während weniger dringende Vorschläge für spätere Überlegungen im Backlog aufbewahrt wurden.

Um nicht überfordert zu werden, habe ich einen strukturierten Ansatz für die Dokumentation des Feedbacks bei Überprüfungen und Besprechungen gewählt. So konnte ich sicherstellen, dass jeder Beitrag berücksichtigt und systematisch behandelt wurde. Das Feedback wurde an logischen Punkten in den Designprozess integriert – in der Regel nach Abschluss einer bestimmten Iteration – um eine kontinuierliche Verbesserung zu gewährleisten, ohne den gesamten Arbeitsablauf zu unterbrechen.

Durch die Umsetzung dieser Strategien war ich in der Lage, meine Zeit effektiv zu verwalten und mit mehreren Teams zusammenzuarbeiten. So konnte ich sicherstellen, dass jedes Projekt im Zeitplan blieb und gleichzeitig eine hohe Designqualität beibehalten wurde. Beim Zeitmanagement und der Zusammenarbeit geht es nicht nur darum, effizient zu sein – es geht darum, in einer schnelllebigen Umgebung ein Gleichgewicht zu finden und in jeder Phase des Designprozesses einen Mehrwert zu liefern.

Schlussfolgerung: Der Design-Anker in Scrum-Teams sein

Der einzige Designer in mehreren Scrum-Teams zu sein, ist nichts für schwache Nerven – es erfordert Disziplin, Kommunikation und die Fähigkeit, mit konkurrierenden Prioritäten zu jonglieren. Aber die Belohnungen sind immens. Sie können das gesamte Produkterlebnis mitgestalten und spielen eine entscheidende Rolle bei der Verknüpfung von Design und Entwicklung. Durch den Aufbau enger Beziehungen zu Entwicklern und Stakeholdern, eine effektive Prioritätensetzung und die Beibehaltung einer konsistenten Design-Vision können Sie in dieser anspruchsvollen Rolle erfolgreich sein.

Wenn Sie sich in einer ähnlichen Situation befinden, denken Sie daran: Zusammenarbeit ist der Schlüssel. Schließen Sie Freundschaft mit den Entwicklern, kommunizieren Sie klar und stellen Sie den Benutzer immer in den Vordergrund Ihrer Entscheidungen. Letztendlich geht es nicht nur darum, die Designarbeit zu managen – es geht darum, ein Produkt zu schaffen, das den Nutzern ein nahtloses, angenehmes Erlebnis bietet, und zwar in jeder Hinsicht.